אחזקת מבנים הוא מונח הכולל בתוכו אלמנטים שונים. ניהול וועד בתים הוא מונח אחד, אחזקת מבנים משרדיים הוא מונח שני. קיים הבדל בין שניהם ברמת הניהול. משרדים למשל דורשים ניקיון יום יומי. בבתים משותפים מספיק בדרך כלל פעמיים או שלוש בשבוע את בבסיס השוני לא מהותי.
תפקידה של חברת אחזקת מבנים הוא בעצם טיפול כולל בבניין הבית המשותף הוא בניין משרדים. בכל בניין מערכות שונות שבלעדיהן הבניין לא יתקיים. חשמל לא תקין - הבניין מושבת. הספרינקלרים לא תקינים - סכנת שריפה וכן הלאה וכן הלאה. תפקיד עיקרי הוא גביית הכסף מהדיירים. חברות אחזקה רציניות יודעות לטפל בדיירים בעיתיים שלא יודעים לשלם בזמן או בכלל לא משלמים. לוועד הבית קשה להתמודד עם דיירים שכאלו. לחברה קל יותר.
להלן מספר נקודות שעליהם יש צורך לשים את הדגש באחזקת מבנים
מערכות חשמל - במבנים החדשים והגבוהים ישנן מערכות חשמל מסוגים שונים. חברת אחזקת המבנים אמורה לתת תשובה לכל המערכות. יש להקפיד כי חשמלאי החברה יהיה בעל רישיון והסמכה לעסוק בחשמל ולא חאפר שיודע לחבר חוט לחוט. תקלה הכי קטנה בחשמל הבניין עלולה לעלות לדיירים ביוקר רב.
ספרינקלרים ומערכות כיבוי אש - בדיקת המטפים והחלפתם בהתאם לצורך, בדיקת הספרינקלרים במיוחד בחניות התת קרקעיות שמשום מה שם יש בדרך כלל תקלות.
ניקיון בתים משותפים - ניקיון הבניין אמור להיות לפחות פעמיים בשבוע אם לא יותר. הכול בהתאם לאיזון בין דרישת הניקיון והעלויות הכספיות הכרוכות בכך. כמו כן יש לסכם מראש מי משלם עבור חומרי הניקוי.
טיפול בנושא המים - חברות אחזקת מבנים מחזיקות באינסטלטורים מקצועיים האחראים על טיפולים מונעים, חיטוי וניקוי של כל מאגרי המים במבנה שלכם, שמירה על לחץ מים תקין במבנה, תיקונים בצנרת המים, בביוב ועוד. יש להקפיד על ניקיון מאגרי המים לפחות פעם בשנה אם לא יותר. המלצת משרד הבריאות היא לניקיון מאגרי מים פעמיים בשנה.
הדברת מזיקים - מומלץ לפחות פעמיים בשנה הדברה נגד זוחלים למיניהם.
אחזקת מעליות - על חברת אחזקת מבנים לעמוד מול חברת המעליות ולוודא טיפול מונע לפחות פעם בחודש, ביקורות תקופתיות של מהנדס ביקורת מעליות. ללא ביקורת המהנדס המעלית תושבת.
תחזוקת גינות - תפקיד חברת אחזקת מבנים לטפל בגינון באופן מקצועי גם אם צריך מעבר לניקיון וגיזום הדשא יש צורך להשקיע בצמחיה עונתית.
חדר כושר - בריכה וסאונה - במידה וקיימים, על חברת אחזקת מבנים לתחזק ובהתאם לחוק כולל הביטוחים המתאימים.
גביית כספים ותשלומים לספקים שונים - הגבייה צריכה להיות מבוקרת וועד הבית, מומלץ מאד שהתשלום לספקים השונים כגון חברת המעליות, חברת חשמל יבוצע על ידי וועד הבית. כבר קרו מקרים שחברת האחזקות גבתה את הסכומים מהדיירים, לא העבירה לספקים ולבסוף נעלמה מהשטח תוך השארת חובות הבניין בעשרות אלפי שקלים.
הערה: ההסכם מול חברת אחזקת מבנים הוא שונה מבניין לבניין. לא כל מה שנכתב כאן מטופל על ידי חברת אחזקת מבנים. בחלק מהמבנים הדיירים דואגים עצמם לספקים כגון קשר מול חברת המעליות שלא דרך חברת אחזקת מבנים. בבניין אחר יש גנן שכולם מרוצים ממנו והוא יכול לעבוד עצמאית מול ועד הבית ולא דרך החברה. מכל מקום חשוב מאד שכל בניין יהיה וועד בית, אפילו דייר אחד, שיעמוד מול חברת אחזקת המבנים עם אצבע על הדופק.